Кейс по автоматизации склада ответственного хранения ООО «МТЛ» г. Ростов-на-Дону
О компании:
ООО «МТЛ» - это ростовский логистический оператор предоставляющий организациям услуги по ответственному хранению товаров и обработке грузов. Второе название компании ООО «ЮМК - Логистик». Оператор обслуживает одновременно более 500 клиентов Российской Федерации и КНР. Провайдер представляет различные услуги по хранению и обработке грузов:
- предоставлению тары клиенту (паллеты нескольких видов, коробки разных размеров, мешки и т.п.)
- приёму тарных мест до 1 кг, до 10 кг, до 80 кг и выше, а так же негабаритного груза
- приёму и хранению товаров и паллет в разных единицах измерения (кг, м.кв., м.куб.)
- при приёме или отгрузке заказов: паллетирование продукции, упаковка в различные виды тары, стикерование, стреппинг лентой
- отбор тарных мест от 1 кг, от 10 кг, 80 кг и выше, а так же паллет в (кг и м.кв., м.куб.)
- отгрузка тарных мест и паллет в (кг и м.кв., м.куб.), а так же негабаритного груза
- оформление документов, погрузо - разгрузочные работы и многое другое
Информация о складе:
Площадь |
Около 4000 м.кв. Расположен на удобной развязке трассы М4 Дон. |
Структура |
Состоит из 2-х отапливаемых очередей - помещений, напольного и стеллажного хранения грузов. |
Количество производственной номенклатуры |
В наличии на складе и постоянно в движении около 2000 позиций, а количество ежедневно обработанных заказов больше сотни, но одно поступление может составлять от 2-х до 10-ти позиций и занимать более 30 европаллет. |
Количество сотрудников |
Отдел транспортной и складской логистики состоит из 10 сотрудников. |
Мотивация и упорядочивание бизнес-процессов компании, как сотрудников офиса, так и склада:
Наша организация работала в системе учёта 1С:Бухгалтерия Предприятия, но основной документ товародвижения и учёта компании был внушительный файл - Excel. Данный документ содержал всю основную информацию по работе с клиентами, о их индивидуальной таре и упаковке, учитывал хранение в разных единицах измерения (штуках, паллетах, метрах, кубических и квадратных метрах, килограммах). В файле Excel было больше сотни вкладок, на каждой множество сложных формул и сносок. Работать в нём и так сложно, а с увеличением количества клиентов и разнообразия продукции - становилось ещё труднее. С каждым разом уходило всё больше времени на создание и заполнение «карточки - информации» о товарах и вида услуг. У некоторых клиентов продукция состоит из нескольких номенклатур и хранится на одном паллете, и при выдачи части товара из паллета клиенту, все позиции и информацию о них, нужно было записать на бумаге, а далее заполнить данные в громоздком файле. Процесс оформления и приёмки продукции, его сборки и выдачи был очень долгим.
Система адресов ячеек - ни при напольном, ни при стеллажном хранении не использовалась. Кладовщики расставляли и собирали товар по памяти, из чего следовали различные конфузы в работе, особенно если кто-то заболеет или уйдёт в отпуск. Товар дольше искали, соответственно скорость обработки грузов была низкая. Не обходилось и без лишних расходов на почасовую оплату наёмного транспорта. Процесс инвентаризации проходил долго и был трудоёмким. Данная ситуация мотивировала нас уходить от «Excel - технологий» и перейти на основную систему учёта от компании 1С. Параллельно стояла задача найти разработчика системы управления складом WMS, который сможет за разумные средства доработать программу под нашу специфику товародвижений с партионным учётом. Разработает в 1С систему тарификации и расчёта услуг хранения заказов - биллинг, с учётом особенностей продукции каждого клиента. И мы такую компанию нашли.
Точка отсчёта и переход от Excel - технологий на систему компании 1С, а также её доработки и установка модуля AS WMS:
Специалисты компании разработчика провели аудит бизнес-процессов приехав к нам на предприятие. Совместно определили ключевые задачи проекта:
- Организовать управленческий и финансовый учёт всех подразделений компании на базе продукта 1С.
- Настроить систему тарификации и расчёта услуг клиентов, с учётом особенностей продукции каждого клиента, характеристик товара, тары и единиц измерения.
- Настроить систему штрихкодирования продукции, а так же адресную систему хранения.
- Настроить приём - хранение - выдачу товара по принципу «контейнерного» наполнения, где «контейнером» может выступать как паллет, коробка, ящик и т.п.
- Организовать партионный учёт.
- Повысить конкурентоспособность работы склада и компании в целом в регионе, путём автоматизации процессов системой AS WMS и роста качества обслуживания клиентов, а так же за счёт снижения ошибок при приёме и сборке заказов.
- Ускорить процесс инвентаризации.
После анализа выявленных проблем, компания разработчик предложила следующее:
- Установка 1С:УТ-11.5 (Управление торговлей) как основной корпоративной системы учёта компании.
- Установка и настройка модуля системы управления складом AS WMS.
- Запуск систем с переносом всех данных из Excel, доработка программы по услугам и тарифам, а так же настройкой отчёта - биллинга.
- Настройка топологии склада с привязкой мест хранения к контрагентам.
- Настройка штрихкодирования и учёт товародвижений «контейнера» (паллет, коробка) с генерацией уникальных номеров и наполнением его позициями.
- Организация партионного учёта товаров.
- Подробное описание технологии - инструкции работы склада, начиная от создания документа постановки на ответственное хранение и заканчивая отгрузкой заказа и инвентаризацией в учётной системе.
После ознакомления с предлагаемой технологией, приняли положительное решение о сотрудничестве. Определились с первоначальными действиями и командами участников. Совместно определили цель проекта, которая состояла в автоматизации бизнес-процессов посредством перехода с бумажной системы учёта сводного файла Excel, на продукт компании 1С. Увеличении пропускной способности работы склада, снижении количества ошибок по количеству и сокращении зависимости руководства от сотрудников склада. Повышении эффективности работы, точности и скорости подбора и комплектования заказов.
Реализация проекта осуществлялась как удалённо по сети, так и на нашей территории. Так как компания разработчик WMS оказалась из Ростова - на - Дону, то для настройки, тестирования, запуска системы и оборудования, периодически приезжала команда вендора.
Работы по автоматизации проводились в несколько этапов:
1 этап. Переход с бумажных технологий на 1С:Предприятие 8. Конфигурация "Управление торговлей". Редакция 11.5:
После установки сервера и лицензий были произведены работы по установке новой системы 1С:УТ-11.5 с переносом данных о контрагентах, характеристиках продукции и услуг.
2 этап. Проектирование системы:
Установлен модуль адресного хранения AS WMS и настроен загрузчик ячеек. Выделены зоны склада в системе: приёмки, отбора, отгрузки, хранения и карантина. Так же настроены и обозначены места напольного хранения и ячейки на фронтальных стеллажах
3 этап. Тестирование, доработки и дополнительные настройки:
Выполнены настройки на терминалах сбора данных (ТСД) и организована работа по партионному учёту. А так же выполнена доработка программы по генерации номеров партий, приёмки и наполнению контейнеров товарными позициями. После генерации партии остаётся распечатать этикетки и проклеить их на паллеты с продукцией, отсканировать штрихкоды и принять их. Можно принять паллет сразу в ячейку. При необходимости можно наполнить «контейнер» (паллет, коробку, отгрузочное место, ящик) разными позициями, или принять, оставив его без наполнения
Выполнена настройка системы тарификации услуг склада ответственного хранения. Когда товар оприходован, WMS система начинает считать посуточно стоимость хранения каждого заказа клиента. Так же учитывается расценка дополнительных услуг по установленным тарифам компании. Проверить данную информацию можно по отчёту - биллинг.
Реализована функция инвентаризации ячеек склада, с возможностью наделять правами корректировки и изменения остатков кладовщиков провайдера
4 этап. Запуск в тестовую эксплуатацию:
В процессе автоматизации сотрудниками разработчика было проведено обучение сотрудников и предоставлена «Технология работы склада», с подробной инструкцией выполнения всех складских операций через ТСД. Произведено сквозное и пользовательское тестирование на функциональную целостность и работоспособность системы.
5 этап. Запуск в промышленную эксплуатацию:
Запуск и начало работы совместили с первоначальным вводом остатков посредством функции инвентаризация. Заодно сделали хорошее дело пересчитали поочерёдно склад. Далее начали принимать и размещать товар, выполнять сборку и отгрузку. Сотрудники разработчика оказывали содействие и поддержку.
Результаты:
От сотрудников офиса:
Компания под управлением системы WMS проработала около трёх месяцев, но уже прослеживается положительная тенденция в работе предприятия, и есть первые результаты. После установки программы Управление торговлей 11.5, взамен файла Excel мы отметили удобство, скорость внесения и изменения информации в учётную систему. 1С - установлена на сервере, и каждую ночь, производится резервное копирование системы. Если что то произойдёт, и учётная система утратит работоспособность, то всегда можно восстановить данные по резервным копиям. А вот файл Excel, после поломки, нам приходилось восстанавливать в «десять раз» дольше, и уже несколько раз. Так как в файле больше сотни вкладок и информации по клиентам, много сносок, ссылок и формул. В результате поломки исчезали ценные данные учёта и бесценная информация. Так же в Excel работало несколько человек и обучение работе в нём требовало много времени. Необходимо было учесть каждую поставку клиента с привязкой разной тары, видов услуг и тарифов. Сейчас любой менеджер быстро вносит данные по заказам в систему, и после их оприходования - WMS начинает учёт заказов по услугам - биллинг. 1С в данном случае сберегает драгоценное время, т.к. нет необходимости следить за этим в Excel, достаточно сформировать отчёт. Так же программное обеспечение «1С:Управление торговлей» знают большинство управленцев работающих в сфере продаж, и уникальное обучение при этом не требуется.
От сотрудников склада:
После обучения работе с ТСД мы отметили удобство работы без планшета, ручки и бумаги. Ранее использовавшийся «партионный учёт», и вся получаемая и отгружаемая продукции, а так же информация о ней (партии, тара, сроки), после пересчёта фиксировались на бумаге, и данные для учёта передавались руководителю склада. Сейчас процесс занимает на 60% меньше времени, т.к. распоряжения на приём и сборку заказов получаем не в бумажном виде, а выбираем на ТСД. Выбрав необходимое, все действия сводятся лишь: к генерированию новой партии, печати и проклейке этикеток на паллеты (контейнеры), наполнению контейнера и фиксации его в ячейке. А после окончания приёма, все ответственные сотрудники могут посмотреть остатки в WMS системе.
После загрузки адресных мест, общее время размещения товара из прихода, а так же сборки заказа сократилось более чем на 50%. Соответственно и уменьшилось время простоя и задержки автотранспорта. Ячейки напольного хранения, фронтальных и бытовых стеллажей были структурно обозначены штрихкодами с зонами и рядами. WMS для размещения предлагает нужную ячейку, а при сборке ведёт оптимальным - кратчайшим маршрутом и возвращает в зону отгрузки.
От управленческого состава:
Настройка системы адресного хранения помогает не только быстро размещать и подбирать товар. Она так же снижает зависимость руководства компании от персонала склада. Любой сотрудник компании через компьютер или ТСД, может посмотреть информацию о ячейке или товаре на складе. Т.е., что это за товар, его код или артикул, характеристики, в каком количестве и в какой ячейке находится. Нет необходимости запоминать где хранится товар и долго его искать, т.к. система WMS любому пользователю укажет путь.
Общие плюсы:
Стоит так же отметить, что автоматизация склада WMS системой дисциплинирует и контролирует не только складские процессы, но и самих сотрудников склада. Благодаря упорядочиванию процессов, в коллективе появляются какие-то правила, очерёдность действий, регламенты, инструкции. Распределяются обязанности, выделяются ответственные складские группы, где каждый сотрудник знает свои обязанности и ответственность. Руководство, в свою очередь, может проконтролировать действия любого сотрудника или подразделения. Благодаря WMS можно оперативно отреагировать на любую ситуацию склада, равномерно распределить нагрузку между персоналом. А если на склад приходит новый человек, то при наличии инструкций и технологии работы склада происходит более качественное обучение, появляется наставничество опытных над новенькими. Общий уровень знаний и навык в работе кладовщиков повышается.
Как показывает многолетняя практика, склады на которых установлена WMS и существуют строгие правила, там - баланс, соответствия и порядок. Ну а где их нет, там - текучесть кадров, бардак и хаос. Всё - таки, WMS стоит попробовать.
Остались вопросы или не нашли интересующую вас информацию?
|